Présentation et statuts

Statuts déposés en 1974, modifiés en 1975, 1984, 1985, 1991, 2000, 2008, 2009

TITRE I
CONSTITUTION : OBJET - SIÈGE SOCIAL - DURÉE

Article 1 : Constitution et dénomination
Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 01/07/1901 et le décret du 16/08/1901, ayant pour titre : association des directeurs et des personnels de direction des bibliothèques universitaires et de la documentation (adbu).

Article 2 : Objet
L’association a pour objet :
  la promotion et le développement de la documentation et des bibliothèques au sein de l’enseignement supérieur et de la recherche. C’est dire qu’elle œuvre activement :
— à la reconnaissance et au développement de la fonction documentaire dans les établissements placés sous la tutelle du Ministère chargé de l’enseignement supérieur et de la recherche. A cet effet, elle dialogue et agit avec les autres associations des universités françaises et les associations étrangères poursuivant des objectifs similaires ;
— à la reconnaissance et au développement du rôle des bibliothèques universitaires et assimilées dans l’économie de l’édition académique. A cet effet, elle dialogue avec les représentants des autres acteurs de la chaîne du livre et agit en complémentarité avec les associations poursuivant des buts proches ou similaires ;
— au développement des réseaux documentaires régionaux, nationaux et internationaux ;
  d’offrir un espace de dialogue, de mutualisation, de veille et d’échange sur les bonnes pratiques, les évolutions et l’organisation nationale de l’information scientifique et technique ;
  d’œuvrer pour la défense morale de ses adhérents.

Article 3 : Siège social
Le siège social est fixé à la Maison des universités - 103, Bd Saint Michel - 75005 PARIS. Il pourra être transféré par simple décision du conseil d’administration.

Article 4 : Durée
La durée de l’association est illimitée.

TITRE II
COMPOSITION

Article 5 : Composition
L’association se compose de membres actifs et de membres associés.
  Les membres actifs Sont appelés à être membres actifs les personnels de catégorie A de toute filière, exerçant dans les services suivants des fonctions d’encadrement supérieur, et membres de l’équipe de direction :
—  bibliothèques des universités ou des pôles de recherche et d’enseignement supérieur (PRES) : service commun de la documentation (SCD) ou bibliothèque universitaire (BU), services interétablissements de coopération documentaire (SICD) ou bibliothèque interuniversitaire (BIU) ou groupement d’intérêt public (GIP) ;
—  bibliothèques des autres établissements publics d’enseignement supérieur relevant du ministère chargé de l’enseignement supérieur ;
—  bibliothèques ayant le statut d’établissements publics placés sous la tutelle du ministère chargé de l’enseignement supérieur ;
—  bibliothèques des grands établissements rattachés au ministère chargé de l’enseignement supérieur ;
—  Centres régionaux de formation aux carrières des bibliothèques (CRFCB)
—  bibliothèques hébergeant les centres d’acquisition et de diffusion de l’information scientifique et technique (CADIST), quels que soient la tutelle ou l’établissement de rattachement.

Les membres actifs se répartissent en 2 collèges :
—  celui des directeurs (collège A) ;
—  celui des autres membres actifs (collège B). Les membres actifs prennent part aux débats, votent, sont éligibles et bénéficient de tous les services offerts par l’association.

  Les membres associés Sont appelés à être membres associés les directeurs des établissements publics sous tutelle du ministère chargé de l’enseignement supérieur, hors ceux mentionnés à l’article 5-1, dont l’activité principale concerne la documentation et les sciences de l’information. Les membres associés prennent part aux débats avec voix consultative et bénéficient de tous les services offerts par l’association, mais ils ne sont ni électeurs ni éligibles.

Article 6 : Cotisation
La cotisation annuelle due par les membres actifs est fixée par l’assemblée générale. Article 7 : Adhésion Les demandes d’adhésion sont formulées par écrit par le demandeur (envoi au Trésorier de

l’association du formulaire en ligne sur adbu.fr, dûment complété). Pour que l’adhésion soit validée :
  toute demande doit être accompagnée du règlement par chèque, à l’ordre de l’ADBU, de la cotisation annuelle définie par l’assemblée générale ;
  les demandes des collègues du collège B exerçant des fonctions d’encadrement supérieur et membres de l’équipe de direction doivent porter certification, par leur directeur, de l’effectivité des charges exercées. Chaque membre prend l’engagement de respecter les présents statuts qui lui sont communiqués à son entrée dans l’association.

Article 8 : Perte de la qualité de membre
La qualité de membre se perd :
  par cessation des fonctions définies à l’article 5 paragraphe a
  non paiement de la cotisation
  par démission adressée par écrit au président de l’association
  par exclusion prononcée par le conseil d’administration pour infraction aux présents statuts ou motif grave portant préjudice moral ou matériel à l’association
  par décès.
Avant la prise de la décision éventuelle d’exclusion, le membre concerné est invité, au préalable, à fournir des explications au conseil d’administration.

Article 9 : Responsabilité des membres
A l’exception des membres du conseil d’administration, aucun membre de l’association n’est personnellement responsable des engagements contractés par elle. Seul le patrimoine de l’association répond de ses engagements.

TITRE III
ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT

Article 10 : Conseil d’administration 8 L’association est administrée par un conseil d’administration comprenant 12 membres actifs :
   6 pour le collège A ;
   6 pour le collège B. 8 En cas d’absence de candidatures en nombre suffisant dans un des deux collèges, l’assemblée générale peut élire des candidats issus de l’autre collège pour compléter le conseil d’administration, dans la limite de deux sièges. Article 11 : Élection du conseil d’administration Les membres du conseil d’administration sont élus au scrutin secret à la majorité simple pour 3 ans, renouvelables une fois, par les membres actifs présents ou représentés à l’assemblée générale, et choisis en son sein. Un intervalle de trois ans doit être observé pour toute réélection ultérieure.
Est éligible au conseil d’administration tout membre actif à jour de sa cotisation et dont l’adhésion a été constatée comme valide conformément aux termes de l’article 7. Avant le vote, chaque candidat présente une profession de foi, exposant sa position sur les grands dossiers relatifs aux bibliothèques d’enseignement supérieur.
Chaque membre actif détient au plus deux procurations. Les votes ont lieu au scrutin secret.

Il est procédé au renouvellement du conseil d’administration par tiers tous les ans : 2 sièges dans le collège A, 2 sièges dans le collège B.
Dispositions transitoires : un tirage au sort organisé au cours de la première séance du conseil d’administration nouvellement élu en 2010 déterminera le tiers des membres dont le mandat expirera en 2011 et le tiers dont le mandat expirera en 2012. Chacun de ces tiers sera réparti entre les collèges A et B de façon égale (2 + 2 pour chaque année).
En cas de vacance (cessation de fonctions, décès, démission, exclusion) d’un ou plusieurs membre(s) du conseil d’administration, le ou les mandat(s) concerné(s) est (sont) renouvelé(s) lors de l’assemblée générale ordinaire suivante. Les pouvoirs du(es) membre(s) ainsi élu(s) prennent fin à l’époque où aurait dû normalement expirer le mandat du(es )membre(s) remplacé(s). Il(s) ne peuvent demander le renouvellement de de mandat qu’une seule fois, la durée maximum sur un même mandat étant fixe et donc inférieure ou égale à 6 ans.

Article 12 : Réunion
Le conseil d’administration se réunit chaque fois qu’il est convoqué par écrit par son président ou sur la demande d’au moins la moitié de ses membres, et au moins trois fois par an. La présence de la moitié de ses membres - présents ou représentés par un autre membre du conseil d’administration - est nécessaire pour que le conseil d’administration puisse délibérer valablement. Aucun membre ne peut détenir plus d’une procuration.
Les délibérations sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés. En cas d’égalité, la voix du président est prépondérante. Seules les questions figurant à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un vote. Les délibérations du conseil d’administration font l’objet d’une information diffusées sur le site adbu.fr ou par tout autre moyen adéquat.

Article 13 : Exclusion du conseil
Tout membre du conseil d’administration qui aura manqué sans excuse trois séances consécutives, sera considéré comme démissionnaire.

Article 14 : Rémunération
Les fonctions de membres du conseil d’administration sont assurées à titre bénévole et ne peuvent ouvrir droit à rémunération. Toutefois les frais et débours occasionnés par l’accomplissement de leur mandat leur sont remboursés au vu des pièces justificatives et dans les limites précisées par le conseil d’administration. Les autres membres de l’association mandatés par le conseil d’administration pour représenter l’association sont remboursés dans les mêmes conditions.
Les comptes annuels présentés à l’assemblée générale ordinaire doivent faire mention des remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation payés à des membres de l’association.

Article 15 : Pouvoirs du conseil d’administration
Le conseil d’administration est investi d’une manière générale des pouvoirs nécessaires pour l’accomplissement de la mission de l’association et dans le cadre des résolutions adoptées par les assemblées générales. Il se donne les moyens utiles à l’exercice de ses fonctions. Il peut autoriser tous actes et opérations permis à l’association et qui ne sont pas réservés à l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. Il prononce les éventuelles mesures d’exclusion ou de radiation des membres. Il élit les membres du bureau. Il contrôle la gestion des membres du bureau qui lui rendent compte de leur action. Il peut, en cas de faute grave, suspendre les membres du bureau par un vote à la majorité simple. Il fait ouvrir tous comptes en banque, aux chèques postaux et auprès de tous autres établissements de crédit, effectue tous emplois de fonds, contracte tous emprunts hypothécaires ou autres, sollicite toutes subventions, requiert toutes inscriptions et transcriptions utiles. Il autorise le président et le trésorier à faire tous actes, achats, aliénations ou investissements reconnus nécessaires, des biens et valeurs appartenant à l’association et à passer les commandes et contrats nécessaires à la poursuite de son objet. Il peut créer des groupes de travail sous forme de commissions composées de membres volontaires et/ou de personnalités extérieures qualifiées, afin d’étudier et d’instruire des dossiers précis. Ces commissions fonctionnent sous la responsabilité du conseil d’administration et lui rendent compte de son activité. Elles ne peuvent se voir déléguer aucune représentativité. Il autorise le recrutement du personnel nécessaire au fonctionnement de l’association et fixe sa rémunération. Il peut déléguer tout ou partie de ses attributions au bureau ou à certains de ses membres.

Article 16 : Bureau
Le conseil d’administration élit en son sein dans le mois qui suit son élection un bureau pour trois ans. Le bureau comprend :
   un président et deux vice-présidents, issus du collège A ;
   un secrétaire général, un secrétaire général-adjoint, un trésorier et un trésorier-adjoint, issus du collège A ou B.

Article 17 : Rôle des membres du bureau
Le bureau du conseil d’administration est spécialement investi des attributions suivantes :
  Le président dirige les travaux du conseil d’administration et assure le fonctionnement de l’association qu’il représente en justice et dans tous les actes de la vie civile. En cas d’empêchement, il peut déléguer, sur avis du conseil d’administration, ses pouvoirs en priorité à un des vice-présidents ou si besoin à tout autre membre du conseil d’administration.
  Le secrétaire général est chargé de tout ce qui concerne la correspondance, notamment l’envoi des diverses convocations. Il rédige les procès-verbaux des séances tant du conseil d’administration que des assemblées générales. Il peut déléguer une partie de ces tâches au secrétaire général-adjoint.
  Le trésorier tient les comptes de l’association. Il est aidé par tous comptables reconnus nécessaires. Il effectue tous paiements et perçoit toutes recettes sous la surveillance du président. Il tient une comptabilité régulière, au jour le jour, de toutes les opérations tant en recettes qu’en dépenses et rend compte à l’assemblée générale annuelle qui statue sur la gestion. Il tient à jour le fichier des adhérents et le communique à la demande du conseil d’administration. Il peut déléguer une partie de ces tâches au trésorier adjoint.

Article 18 : Dispositions communes pour la tenue des assemblées générales
Les assemblées générales se composent de tous les membres de l’association à jour de leur cotisation, et dont l’adhésion a été constatée comme valide, conformément aux termes de l’article 7.
Les assemblées générales se réunissent sur convocation du président de l’association ou sur la demande des membres actifs représentant au moins le quart des membres. Dans ce dernier cas, les convocations à l’assemblée générale doivent être adressées dans la semaine du dépôt de la demande, et l’assemblée doit se tenir dans le mois qui suit l’envoi de la convocation.
Les convocations doivent mentionner obligatoirement l’ordre du jour prévu et fixé par les soins du conseil d’administration. Elles sont adressées aux membres 15 jours au moins à l’avance.
Seules seront valables les résolutions prises par l’assemblée générale sur les points inscrits à l’ordre du jour.
La présidence de l’assemblée générale appartient au président, ou, en son absence, à un vice-président, ; il peut aussi déléguer ses fonctions à un autre membre du conseil d’administration.
Le bureau de l’assemblée générale est celui de l’association.
Les délibérations font l’objet d’un procès-verbal signé par le président et le secrétaire.

Seuls auront droit de vote les membres actifs présents ou représentés par un autre membre actif.
Aucun membre actif présent ne peut détenir plus d’une procuration. Il est également tenu une feuille de présence signée par chaque membre présent ou son représentant, et certifiée conforme par le bureau de l’assemblée générale. Article 19 : Nature et pouvoirs des assemblées générales Les assemblées générales régulièrement constituées représentent l’universalité des membres de l’association. Dans la limite des pouvoirs qui leur sont conférés par les présents statuts, les assemblées générales obligent par leurs décisions tous les membres, y compris les absents.

Article 20 : Assemblée générale ordinaire
Au moins une fois par an, les adhérents sont convoqués en assemblée générale ordinaire dans les conditions prévues par l’article 18.
L’assemblée entend les rapports sur la gestion du conseil d’administration, notamment sur la situation morale et financière de l’association. Les vérificateurs aux comptes donnent lecture de leur rapport.
L’assemblée, après avoir délibéré et statué sur les différents rapports, approuve les comptes de l’exercice clos, vote le budget de l’exercice suivant et délibère sur toutes les autres questions figurant à l’ordre du jour.
Elle pourvoit à la nomination ou au renouvellement des membres du conseil d’administration dans les conditions prévues aux articles 10 et 11 des présents statuts.
Elle désigne également pour 3 ans, les deux vérificateurs aux comptes qui sont chargés de la vérification annuelle de la gestion du trésorier.
Elle fixe aussi le montant de la cotisation annuelle à verser par les membres de l’association.
Les décisions de l’assemblée générale ordinaire sont prises à la majorité simple des membres actifs présents ou représentés.
Toutes les délibérations sont prises à main levée.
Toutefois, à la demande du quart au moins des membres actifs présents ou représentés, les votes doivent être émis au scrutin secret. Pour l’élection des membres du conseil d’administration, le vote secret est obligatoire de par l’article 11 des présents statuts.
Le vote par correspondance est également admis entre deux assemblées générales, à condition qu’un débat préalable ait eu lieu, ou en cas d’urgence, ou à la demande écrite de la majorité des membres actifs. Le vote par correspondance est exclusif de toute autre modalité de vote, et il n’est pas admis lors des assemblées générales (où les membres absents peuvent adresser une procuration à un membre présent).
Les modalités du vote par correspondance sont précisées par courriel à tous les membres actifs, ainsi que la date limite de réception des votes, qui inaugure le dépouillement, lequel s’opère sous le contrôle du président ou de son représentant désigné, ainsi que de 3 scrutateurs volontaires, membres actifs de l’association.

Article 21 : Assemblée générale extraordinaire
Elle est convoquée dans les conditions prévues à l’article 18 des présents statuts.
Pour la validité des décisions, l’assemblée générale extraordinaire doit comprendre au moins la moitié plus un des membres actifs ayant droit de vote. Si cette proportion n’est pas atteinte, elle est convoquée à nouveau, mais à 15 jours d’intervalle. Elle peut alors délibérer quel que soit le nombre des présents. L’assemblée générale extraordinaire statue sur les questions qui sont de sa seule compétence, à savoir les modifications à apporter aux présents statuts, la dissolution anticipée.
Les délibérations sont prises obligatoirement à la majorité des 2/3 des membres présents ou représentés. Les votes ont lieu à main levée sauf si le quart au moins des membres votants exige le vote secret.
Le droit de vote est celui fixé à l’article 11.

TITRE IV
RESSOURCES DE L’ASSOCIATION - COMPTABILITE

Article 22 : Ressources de l’association
Les ressources de l’association se composent :
  du produit des cotisations versées par les membres
  du produit des ventes de documents
  des indemnités ou rétributions pour prestations rendues
  des subventions accordées par l’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics
  de toutes autres ressources ou subventions qui ne sont pas contraires aux lois en vigueur ni aux présents statuts.

Article 23 : Comptabilité
Il est tenu au jour le jour, une comptabilité en recettes et en dépenses pour l’enregistrement de toutes les opérations financières.

Article 24 : Vérificateurs aux comptes
Les comptes tenus par le trésorier sont vérifiés annuellement par deux vérificateurs aux comptes. Ceux-ci sont élus pour 3 ans par l’assemblée générale ordinaire. Ils sont rééligibles. Ils ne peuvent exercer aucune fonction au sein du conseil d’administration.

TITRE V
DISSOLUTION DE L’ASSOCIATION

Article 25 : Dissolution
La dissolution est prononcée à la demande du conseil d’administration, par une assemblée générale extraordinaire, convoquée spécialement à cet effet. Les conditions de convocation et les modalités de tenue d’une telle assemblée sont celles prévues aux articles 18 et 21 des présents statuts.

Article 26 : Dévolution des biens
En cas de dissolution, l’assemblée générale extraordinaire désigne un ou plusieurs liquidateurs, chargés de la liquidation des biens de l’association et dont elle détermine les pouvoirs. L’actif net subsistant sera attribué obligatoirement à une ou plusieurs autres associations poursuivant des buts similaires et qui seront désignées par l’assemblée générale extraordinaire.

TITRE VI
REGLEMENT INTERIEUR

Article 27 : Règlement intérieur
Un règlement intérieur peut être établi par le conseil d’administration qui le fait alors approuver par l’assemblée générale. Ce règlement fixe les dispositions non prévues par les présents statuts, notamment celles qui ont trait au fonctionnement pratique des activités de l’association.

Dernière modification votée en assemblée générale à Reims le 17 septembre 2009.